6 raisons d'utiliser un gestionnaire de tâches

6 raisons d’utiliser un gestionnaire de tâches

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Qu’est-ce qu’un gestionnaire de tâches?

“Un gestionnaire de tâches (aussi communément appelé todo list ou task manager), liste de tâches ou agenda, est un procédé qui se veut simple et efficace pour gérer les tâches d’un projet. Ces tâches peuvent être indépendantes ou devoir, au contraire, être accomplies dans un certain ordre. Un chef de projet informatique y notera par exemple les bogues à corriger et les dates de début et de fin de problème. Chaque tâche peut à son tour nécessiter sa propre liste de tâches, et ainsi de suite. Des post-it où l’on note des courses à faire constituent un exemple rudimentaire de gestionnaire de tâches.” – Wikipedia

Pourquoi utiliser un gestionnaire de tâches?

Peu importe notre profession, notre activité professionnelle, notre situation, nous avons de plus en plus à faire face à une augmentation du flux d’information au quotidien. Entre ses tâches, ses projets professionnels, ses loisirs, ses enfants, ses voyages, son budget, ses factures à payer, la maison… et j’en passe, se rappeler de toutes ses tâches quotidienne est pratiquement impossible. Non seulement il est difficile de tout retenir de tête sans rien oublier, mais encore cela vous prendra de “l’espace mémoire” dans votre cerveau, un peu comme un ordinateur.

De plus, se rappeler de ses tâches à accomplir est une chose, mais il est difficile d’organiser toutes les tâches dans sa tête de façon cohérente et de les classer par priorité.

L’utilisation d’un gestionnaire de tâches est donc indispensable pour améliorer sa productivité, accomplir ses projets et objectifs.

1. Améliorer son organisation

Une des raisons les plus importantes d’utiliser un gestionnaire de tâches est que cela va vous permettre d’être mieux organisé. Le gestionnaire de tâches va vous permettre d’organiser vos tâches par projet et priorité. De plus, avoir une vue d’ensemble sur tout ce que vous avez à accomplir vous permettra d’être moins stressé. Vous savez ce que vous avez accompli et ce qu’il vous reste à accomplir. Cela vous permettra de rester concentré et de travailler sur l’essentiel.

Par ailleurs, le fait de croiser les différentes tâches dans votre gestionnaire de tâches vous donnera un sens d’accomplissement.

Une autre raison qui fait qu’un gestionnaire de tâches accroîtra votre productivité est que le fait de passer quelques minutes à planifier toute activité avant de commencer peut vous sauver des heures d’exécution.

2. Meilleure mémoire

Comme je l’ai mentionné plus haut, personne ne peut garder en tête toutes les choses à faire. Le gestionnaire de tâches est un aide mémoire qui vous permettra d’oublier sans que cela ne pose de problèmes. Le principal est de jeter un oeil à son gestionnaire de tâches régulièrement. Certaines applications gestionnaire de tâches ont même des alarmes/rappels pour vous rappeler de faire une tâche tel jour et à telle heure.

3. Gains de productivité

Écrire toutes vos tâches dans un gestionnaire de tâches va vous permettre non seulement de revoir votre liste de tâches, mais aussi de les classer par priorité. Revoir les tâches vous permettra aussi de supprimer les tâches qui auraient perdu de leur importance ou qui ne seraient plus significatives. L’attention sera toujours portée sur les tâches les plus importantes à un certain moment.

Un autre point clé est que vous n’aurez pas besoin de penser à ce que vous devriez faire après avoir accompli une tâche. Grâce au gestionnaire de tâches, il vous sera facile de voir qu’elle est la prochaine tâche à accomplir. Même si vous perdez votre concentration, un coup d’oeil à votre gestionnaire de tâches, et vous êtes reparti.

4. Plus de motivation

En général, utiliser un gestionnaire de tâches sera motivant, car cela clarifiera vos objectifs. Par exemple, créer sa propre entreprise peut sembler très difficile voir accablant, mais diviser cet objectif en une série de tâches actionnables vous pourra vous aider à clarifier votre objectif et à agir dessus petit à petit. Chaque “petit” accomplissement vous donnera plus de confiance pour avancer dans votre objectif.

5. Avoir toutes ses tâches réunies dans un même endroit

Cela sera plus fiable que d’essayer de tout garder dans sa tête. De plus, sachant que vous n’avez pas à vous préoccuper de vous rappeler de ce que vous avez à faire, vous aurez plus d’énergie et de concentration pour créer un travail plus créatif.

6. Accès à vos tâches n’importe où

Nozbe Todo List ManagerQue votre gestionnaire de tâches soit analogue (papier) ou digitale (app/logiciel), vous pouvez toujours avoir votre liste de tâches avec vous. Pour ma part, j’utilise une application, appelée Nozbe, qui me permet d’accéder à mes tâches que cela soit sur ordinateur, tablette ou smartphone. De plus, la fonction drag & drop et le fait de pouvoir ajouter des catégories à mes tâches ainsi que des dates limites me permettent de classer mes tâches par priorité et d’avoir une vue d’ensemble avec les différents filtres.

Le but d’un gestionnaire de tâches n’est pas tant de vous permettre de gérer votre temps, mais plutôt de vous permettre d’agir sur vos priorités et d’agir sur les choses essentielles qui auront le plus d’impact sur votre activité.

J’espère avoir pu vous convaincre de l’importance de l’utilisation d’un gestionnaire de tâches pour booster votre productivité. Si vous êtes sérieux dans votre travail ou que vous voulez progresser rapidement dans vos activités, il n’y a pas de meilleur moyen que d’utiliser un gestionnaire de tâches que cela soit un simple cahier, unagenda, une application, un service en ligne ou encore un logiciel complexe.

La prochaine étape : 6 critères pour choisir son gestionnaire de tâches

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