6 critères pour choisir son gestionnaire de tâches

6 critères pour choisir son gestionnaire de tâches

Temps de lecture estimé : 3 min

Dans l’article, 6 raisons d’utiliser un gestionnaire de tâches, j’ai expliqué l’importance d’utiliser un gestionnaire de tâches pour gérer son travail et ses activités personnels. Voyons maintenant quels sont les critères importants pour choisir une application todo list qui convient à vos besoins.

1. Niveau de complexité

Tout dépendra ici de votre système ou de la façon dont vous gérez vos tâches. Par exemple si vous suivez la méthode GTD, vous aurez besoin de pouvoir ajouter plusieurs informations à vos tâches comme le contexte ou la date limite.

Aurez-vous besoin d’un gestionnaire de tâches avec des filtres personnalisables ou une fonction glisser-déposer pour bouger vos tâches. Aurez-vous besoin de créer des projets et des sous-tâches?

Où alors, auriez-vous juste besoin d’un gestionnaire de tâches pour noter juste quelques tâches? Ne prenez pas un gestionnaire de tâches complexe si vous avez un système simple. Cela ne serait qu’une perte de temps, voir d’argent.

2. Synchronisation et cloud

Cette fonction est relativement importante, car elle peut fortement vous limiter. Avez-vous besoin que votre gestionnaire de tâches soit synchronisé entre divers appareils? Par exemple, souhaitez-vous utiliser votre gestionnaire de tâches uniquement sur smartphone ou ordinateur, ou les deux? De plus, quelle est l’importance de la synchronisation pour vous? Doit-elle être instantanée ou un léger temps de latence ne vous dérange pas?

Toutes les gestionnaires de tâches n’utilisent pas le même protocole de synchronisation. Certains vont utiliser un système propriétaire fonctionnant avec leurs propres infrastructures et d’autres vont baser leur synchronisation sur des services existants comme Dropbox ou iCloud. En général, les gestionnaires de tâches avec une synchronisation propriétaire sont plus rapides. Les tâches des gestionnaires de tâches entre deux appareils seront donc synchronisées presque instantanément, et vous n’aurez pas besoin de rafraichir votre gestionnaire de tâches pour les voire.

3. Plateforme et système d’exploitation

C’est sûrement l’un des points les plus importants. En effet, il y a deux types d’applications. D’un côté, vous avez les applications web et de l’autre les applications natives.

  • Applications web : elles sont accessibles depuis votre navigateur internet, sur votre smartphone ou votre ordinateur.
  • Applications natives : ce sont des applications à part entière que vous aurez à télécharger pour vous diverses machines.

Il est à noter que certaines applications web disposent aussi d’applications natives.

Pourquoi est-ce si important?
Certains gestionnaires de tâches ne sont développés que sur l’écosystème Apple. Si vous êtes équipés Apple chez vous, cela n’est pas un problème, mais que se passe-t-il si vous devez utiliser un ordinateur Windows au travail? Vous ne pourrez pas utiliser votre gestionnaire de tâches sur votre ordinateur de travail. Cela est aussi vrai si votre gestionnaire de tâches n’est disponible que sous la forme d’une application mobile.

Vous devez ainsi déterminer sur quelles plateformes vous prévoyez d’utiliser votre gestionnaire de tâches. Les applications web seront en général accessible quelque soit votre ordinateur (Windows, Mac, Linux) ou votre smartphone (Android, iPhone, Windows phone) mais elles pourront être moins complètes ou auront moins de fonctions que les applications natives.

4. Collaboration

Là encore, vous aurez le choix entre des gestionnaires de tâches qui vous permettront de coopérer ou d’assigner des tâches à vos collègues/équipe, vos clients ou encore votre conjoint, et d’autres qui ne seront limités qu’à votre usage personnel.

5. Intégration avec des services tiers

Certains gestionnaires de tâches intègrent nativement l’accès à d’autres services tels qu’Evernote, Dropbox, Google Docs, Box, etc. Selon votre usage, cela peut se montrer très pratique et vous donner un gain de temps non négligeable.

Même si certains gestionnaires de tâches n’ont pas ces intégrations natives, grâce à l’aide de services intégrateurs tels que IFFFT ou Zapier, vous aurez la possibilité de lier votre gestionnaire de tâches à d’autres services et même de pouvoir automatiser plusieurs types de tâches.

6. Langue

Toutes les gestionnaires de tâches ne sont pas disponibles en français. Même si ce n’est pas un gros problème en soi, certaines personnes seront plus à l’aise avec un gestionnaire de tâches entièrement en français.

Conclusion

Le choix d’un gestionnaire de tâches sera basé sur les différents critères présentés plus haut, mais une chose est sûre, le choix d’un gestionnaire de tâches est très subjectif et personnel. Le principal est donc de trouver un gestionnaire de tâches que vous aimez utiliser. Si le gestionnaire de tâches que vous avez choisi est trop complexe pour vous ou ne correspond pas à vos besoins, vous rencontrerez de la résistance. Et finalement, vous procrastinerez et aucun de vos projets n’avancera.

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